Gestion de production multimédia

GPM est une panoplie d’outils conceptuels et logiciels d’aide à la gestion de production, à la documentation, au balisage et à la diffusion d’une production multimédia en contexte projet – depuis la saisie des premières informations jusqu’à la gestion finale du projet réalisé.
GPM est un système d’information en ligne dont l’objectif est d’optimiser le design de la production, d’intégrer au sein d’un seul outil des processus disparates, d’améliorer le contrôle et le visionnage du projet, de centraliser la documentation et de faciliter la collaboration. Après l’industrialisation de la production multimédia dans les années 2000, l’introduction de la flexibilité, du temps réel et du flux tendu permet de retrouver le contrôle de la production non standard.

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Quels sont les besoins ?

Audiovisuel Muséographie Multimédia
Série d’animation
Film d’animation
Film d’archives
Publicité
Installations
Bornes interactives
Système d’information
Audioguide
Jeu vidéo
CD-Rom
DVD vidéo
Site internet

La GPM (Gestion de Projet Multimédia) est un outil paramétrable accessible à distance via Internet dont l’objectif est de simplifier, d’organiser et de fiabiliser :

Le contexte projet

Les projets traités sont courts (de 3 à 30 personnes pendant 1 à 3 ans), à faible durée de vie, soumis à des changements de technologies fréquents dans un contexte d’évolution permanente du logiciel et des techniques de fabrication.

La première génération d’application de gestion de projet ou de gestion de production a été construite dans une méconnaissance totale et une totale erreur d’appréciation des attentes et des pratiques des usagers.

La GPM est une panoplie d’outils opensource (licence GPL) qui tiennent compte de l’ergonomie et la simplicité d’utilisation pour ne pas pénaliser les utilisateurs. Il autorise la flexibilité et la créativité, en testant en permanence versions et solliciter régulièrement l’avis des utilisateurs avec des nouvelles fonctions.

Les acteurs

Copie d'écran GPMLa difficulté dans la conduite du projet réside en grande partie dans la multiplicité des acteurs qu’il mobilise. En effet, dans un projet audiovisuel ou multimédia comme une installation, un film ou un jeu vidéo, l’expression du besoin et la satisfaction du besoin sont portés par des acteurs distincts.

De cette manière, il est nécessaire de s’assurer tout au long du projet, que le produit en cours de réalisation correspond clairement aux attentes du «client».

Les productions n’échouent pas d’un manque de compte-rendu, de diagrammes, de graphiques ou de rapports, ils échouent d’un manque de communication et de collaboration entre les acteurs du projet. Cette expression des besoins est d’autant plus difficile que le projet est novateur et artistique.

Mener un projet à bien signifie d’abord satisfaire les attentes du client – voire les dépasser. Pour cela, deux choses sont fondamentales : comprendre les attentes et évaluer les opportunités et les risques de les satisfaire. Il se trouve que ces deux éléments ne font pas partie intégrante de la conception de la majorité des offres d’outils de gestion de projet.

Le point commun de ces deux éléments est la communication. Pour comprendre les attentes du client, il faut dialoguer en permanence avec lui. Pour évaluer sa capacité à les satisfaire, il faut dialoguer en permanence au sein de l’équipe projet. C’est pourquoi les réunions et les listes de diffusion d’email sont souvent plus importantes dans la réussite du projet que le strict suivi de diagrammes de Gantt.

GPM est conçue pour aider le travail en collaboration des divers intervenants d’un projet audiovisuel ou multimédia. Il permet d’optimiser l’emploi des compétences de chacun.

Analyse du marché des logiciel d'aide à la gestion de projet

Module de gestion de production

Le module de gestion de production, est une base de données audiovisuelle permettant :

  1. la gestion des œuvres multimédias physiques (diapositives, ektas, films, bandes, etc…)
  2. la gestion des documents numériques multimédia (version électronique des précédents, documents textes, modules logiciels, animations, …)
  3. la gestion des dispositifs de diffusion (matériel, implantation,…)

Copie d'écran GPMIl s’agit d’une base de données « orientée projet ». Les acteurs du système sont uniquement les producteurs et les exploitant (ainsi que leurs prestataires), la base de données ne concerne pas le grand public. L’application a la vocation d’être hors d’usage après la réception des productions.

Le système de gestion de production permet de modéliser le processus de fabrication de ces éléments. Il rigidifie la méthode de fabrication des installations du projet jusqu’au « bon à diffuser », en évitant toute perte d’information.

Pendant toute la durée du projet, il permet :

Les formats de documents multimédias numériques manipulés par le système sont les suivants :

Image JPEG, PNG, TIFF, GIF, PSD (Photoshop)
Vidéo AVI, WMF, VOB, MOV
Son AIFF, WAV, MP3
Programmes SWF (Flash), DXR (Director), EXE (Windows)
Documents DOC(Word), HTML, XML, PDF
3D VIRTOOLS

Module de gestion des circuits d’approbation

Le module de gestion des circuits d’approbation des documents, et des scénarios permet de tenir compte de la hiérarchie de l’établissement public. Il permet le suivi très précis des différentes étapes, tout en dématerialisant les procès-verbaux de validation. Seul l’admission des prestation donne lieu au document administratif. Il permet à tout moment de connaitre l’historique et les principales étapes de la vie des programmes.
Le module contient :

Le système de gestion de production intègre un serveur de fichiers sécurisé de grande capacité, qui permet la conservation et l’archivage des documents numériques.

Module d’administration

Gestion des profils : chaque utilisateur (ou groupe d’utilisateur) a des droits propre définis précisément en fonction de son profil.

Le module d’administration offre une vision transversale sur la production et un reporting simplifié de l’état d’avancement du projet. Il permet l’édition de rapports afin d’imprimer des listes et des récapitulatifs des données. Possibilité de créer ses propres rapports.
Il mutualise l’administration de premier niveau des serveurs (encombrement, saturation, points critiques).

Résultats observés

Copie d'écran GPML’outil mis en œuvre pendant quatre ans au sein du chantier multimédia du musée du quai Branly a permis de libérer la créativité et de décloisonner la gestion de projet dans tous les domaines déjà cités.
Au sens général, les projets multimédia sont des projets passionnants. La GPM est aussi un outil de communication intra et inter équipe: moins de ressources, meilleur usage des ressources, moins de gaspillage, réduction des équipes, sous-traitance massive, meilleur contrôle du résultat.
Il tient compte des meilleures pratiques et des contraintes inhérentes à la gestion de ces types de projet :

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